Det första årsmötet

Interimsstyrelsen kallar de personer som har visat intresse att bli medlemmar till föreningens första årsmöte. Eftersom föreningen än så länge inte har antagit stadgar, så finns det ingen speciell regel om hur detta ska gå till. Det är dock rimligt om interimsstyrelsen skickar en kallelse med dagordningen för mötet och förslaget till stadgar i god tid till alla medlemmar. Läs mer om stadgar under rubriken Stadgar.

En dagordning för det första årsmötet kan se ut på följande sätt:

  1. Mötets öppnande: Interimsstyrelsens hälsar alla välkomna och öppnar mötet. Ordförande frågar om alla har fått de handlingar som ligger till grund för mötet, t.ex. interimsstyrelsens förslag till stadgar. Ordförande frågar sedan om deltagarna kan godkänna det förslag till dagordning som interimsstyrelsen har gjort.
  2. Medlemmar: Interimsstyrelsen bör ha en lista över de personer som de har skickat kallelsen till så de som är närvarande kan bli avprickade från denna. Det kanske finns ytterligare personer som tillkommit och då ska även de bli antecknade som deltagande. Denna lista kan sedan användas som röstlängd.
  3. Val av mötets ordförande, sekreterare och justerare: Ordförande frågar om mötet har något förslag till mötesordförande. Kanske har interimsstyrelsen redan förberett en person till denna uppgift. Mötesordförandes uppgift är att se till så dagordningen följs, att fördela ordet bland deltagarna samt klargöra frågetecken under mötets gång. När mötet valt mötesordförande tillfrågas mötet om det finns något förslag till mötessekreterare. Sekreteraren har ansvar för att protokollföra det som diskuteras och beslutas om under mötet. Ordförande frågar sedan om det finns någon som tillsammans med ordförande justerar protokollet. Med justera menas att kontrollera så att sekreteraren har antecknat i enlighet med det som diskuterades och beslutades på mötet. Läs mer under rubriken Förtroendevalda.
  4. Beslut om föreningens bildande: Mötesordförande kan berätta lite om varför föreningen ska bildas och till vilket ändamål. Mötesordförande frågar sedan mötet om de kan bilda denna förening och mötet svarar (förhoppningsvis ”ja” ).
  5. Stadgar: Interimsstyrelsen presenterar det förslag till stadgar som de har skrivit. Det kan vara lämpligt att förklara stadgarnas funktion i en ideell förening, dvs. att de fungerar som föreningens regelverk. Det är viktigt att deltagarna har möjlighet att ställa frågor och komma med förslag. Om det kommer ytterligare förslag till stadgar så får mötet ta en diskussion kring vilket som bäst passar. Sedan går mötet till beslut. Då kan de olika förslagen ställas mot varandra: mötesordförande frågar ” de som önskar bifalla interimsstyrelsens förslag till stadgar röstar nu” mot ”de som önskar bifalla det andra förslaget till stadgar röstar nu”. Det förslag som får starkast jarop vinner och föreningen har antagit stadgar.
  6. Medlemsavgift: Interimsstyrelsen presenterar sitt förslag till medlemsavgift och varför de valt att föreslå just denna summa. Efter detta kan det föras en diskussion kring medlemsavgiften och sedan går mötet till beslut. Om det finns flera förslag kan dessa ställas mot varandra enligt principen ovan.
  7. Val av styrelse: Interimsstyrelsen presenterar de förslag på personer till styrelsen som de har. Det är bra om även dessa förslag har skickats ut i förväg. Mötesordförande kan berätta lite om de personer som finns föreslagna, eller så kan de göra det själva. Ordet lämnas fritt för frågor och andra förslag. Det är bra att ta ett val i sänder, t.ex. börja med valet av ordförande för att sedan gå vidare med valet av kassör osv. Om det bara finns ett förslag på varje post så går mötet till beslut men om det finns flera förslag så ställs personerna mot varandra. Läs mer om styrelsens uppdrag under rubriken Förtroendevalda.
  8. Val av revisorer: Mötesordförande presenterar interimsstyrelsens förslag till revisorer. En diskussion kan följa och sedan går mötet till beslut. Läs mer om revisorernas uppdrag under rubriken Förtroendevalda.
  9. Val av valberedning: Mötesordförande fortsätter och presenterar interimsstyrelsens förslag till valberedning. Sen förs en diskussion och fler förslag kan följa och efter det går mötet till beslut. Läs mer om valberedningens uppdrag under rubriken Förtroendevalda.
  10. Föreningens verksamhet: Innan mötet avslutas kan det vara lämpligt att diskutera om hur föreningen går vidare. Hur ska verksamheten bedrivas i föreningen och vem ska ha ansvar för vad? Kanske beslutar mötet en ny tidpunkt när detta ska diskuteras.
  11. Övriga frågor: Under denna punkt diskuteras frågor som inte har kommit upp under de andra diskussionspunkterna. Det är också rimligt att mötesordförande lämnar ordet fritt för frågor och förslag från deltagarna. Det kan också vara bra att bestämma när det ska vara årsmöte nästa gång.
  12. Mötets avslutande: Mötesordförande förklarar mötet avslutat.