Medlemsmatrikel

En medlemsmatrikel är en lista över dem som är medlemmar i föreningen. Denna lista bör innehålla namn, födelsedata och kontaktuppgifter som adress och telefonnummer. Det är mycket sällan en förening behöver sina medlemmars personnummer. Därför räcker det med att medlemmarna anger sina sex första siffror i personnumret, det vill säga födelsedatumet.

Det är mycket viktigt att denna lista är aktuell eftersom den utgör dem som har rösträtt och därmed möjlighet att vara med och besluta i frågor som rör föreningen. Ofta blir detta aktuellt inför ett årsmöte då det ska fastslås vem som får vara med och ta beslut om föreningens framtid. Det är vanligt att kassören är ansvarig för att se till att medlemsmatrikeln är uppdaterad eftersom hon eller han ofta registrerar vem som har betalt sin medlemsavgift. Medlemsmatrikeln är en central värdehandling för föreningen. Därför är det mycket viktigt att den som är ansvarig för medlemslistan lämnar denna vidare till nästa person om hon eller han slutar.

Eftersom medlemslistan är en förteckning över personer och deras kontaktuppgifter bör man också vara försiktig med hur man använder den. PUL, personuppgiftslagen, är regler man måste tänka på gällande sitt medlemsregister, där står bl.a.: Som förening får ni registrera uppgifter om namn, adress, telefonnummer, förtroendeposter och andra liknande uppgifter som behövs för föreningens administration. I en förening kan det också vara nödvändigt att registrera vilka medlemmar som deltar i olika aktiviteter som föreningen arrangerar. Personnummer får registreras när det är klart motiverat – till exempel för att på ett säkert sätt kunna identifiera medlemmarna. Det är dock inte lämpligt att använda personnummer som medlemsnummer. I vissa föreningar kan det vara känsligt att publicera vem som är medlem. Läs mer här: www.alltompul.se eller Personuppgiftslagen i fulltext.

Om föreningen väljer att ansöka om bidrag så baseras ofta bidraget på antal medlemmar som föreningen har. Därför är det viktigt att medlemsmatrikeln stämmer överens med verkligheten, så styrelsen lämnar in riktiga uppgifter. Glöm inte att handlingar som lämnas in till offentlig förvaltning blir allmänna. Alla har rätt att ta del av allmänna handlingar hos myndigheter och får skriva av dem, fotografera dem och liknande.