Utvärdering och rapportering

Att utvärdera vad som har gått bra och vad ska har gått mindre bra är en central del av att arbeta i projekt. Föreningen kan välja att själv dokumentera och utvärdera verksamheten, eller att ta kontakt med en extern utvärderare. Att anlita en extern utvärderare kostar pengar och föreningen får därför diskutera för- och nackdelar med att investera en del av projektets budget i detta. Syftet med ett projekt är ofta att prova på nya metoder eller verksamheter och det är därför viktigt att utvärderingen inte bara beskriver de lyckade processerna utan även belyser det som inte fungerade så bra. Om föreningen väljer att fortsätta med verksamheten eller den nya metoden så finns det genom utvärderingen en samlad bild av erfarenheter och ny kunskap som kan vara användbar för föreningen och andra i framtiden. Högskolor eller universitet erbjuder ofta denna tjänst, men det finns också företag som säljer dessa uppdrag.

I en rapportering till t.ex. styrelsen eller till en finansiär ska det framgå hur projektet har genomförts. Ett tips är att utgå från projektbeskrivningen och gå igenom de olika rubrikerna eller områdena och förklara huruvida de uppställda intentionerna är genomförda. I rapporteringen ska det även finnas en ekonomisk redovisning över hur pengarna har använts under projektperioden. Även här kan det vara lämpligt att utgå från den inledande budgeten. De allra flesta är medvetna om att en budget är en planerad sammanställning över inkomster och utgifter. Självklart måste föreningen förhålla sig till den ursprungliga budgeten, men de flesta bidragsgivare accepterar mindre förändringar under projekttidens gång. Se till att kontinuerligt följa projektets utgifter och inkomster. Om det skulle ske förändringar kontakta er bidragsgivare för en dialog om detta.