Effektiva möten

Ett sammanträde eller ett möte ska oavsett om det är ett stort medlemsmöte eller ett styrelsemöte ha ett syfte. Syftet kan vara att informera om någonting som påverkar verksamheten. Syftet kan vara att samråda kring en viss fråga, att diskutera och ta beslut i olika ärenden som påverkar föreningens organisation och verksamhet. Det är viktigt att alla som deltar på sammanträdet är medvetna om vad syfte med mötet är. Detta för att alla ska kunna delta och att mötet ska uppfattas ha tillfört deltagarna någonting som de inte hade eller inte var klara över innan mötet. Man kan definiera ett effektivt sammanträde som ett möte där syftet är uppnått inom den tidsgräns som var avsedd för mötet med de metoder som deltagarna var införstådda med innan mötet.

För att alla deltagare ska förstå vad mötet syftar till och kunna förbereda sig inför mötet är det viktigt att de får ta del av en dagordning. Den som är sammankallande för mötet har ansvar för att alla deltagare får en kallelse där det står vilka som är inbjudna att delta på mötet, var mötet ska äga rum och vilken tid mötet börjar och avslutas. Tillsammans med kallelsen ska det finnas en dagordning och handlingar över de frågor som ska behandlas. Alla deltagare har då möjlighet att förbereda sig.

Om deltagarna känner till vad som ska diskuteras och har haft tid till att sätta sig in i de olika frågorna, är det större sannolikhet att mötet blir effektivt. Samtidigt ökar det möjligheterna för deltagarna att få inflytande över mötet. Det är upp till varje deltagare att sätta sig in i de frågor som mötet ska behandla och ställa frågor om det är någonting som är oklart. Detta förutsätter dock att det är ett öppet mötesklimat med inställningen att alla deltagare har någonting att tillföra.