Arrangemang kan anordnas både inomhus och utomhus. Vid ett arrangemang inomhus bör föreningen ta kontakt med den som äger lokalen för att få information om säkerhet och andra föreskrifter. Oavsett om föreningen planerar ett arrangemang utomhus eller inomhus bör man gå igenom säkerheten ordentligt. Ta kontakt med räddningstjänsten och utse minst en person som är ansvarig för säkerhetsfrågor. Denna person bör ha telefonnummer till räddningstjänsten och andra nödnummer, samt ha tillgång till information om utrymningsvägar, hur många som får vistas i anläggningen osv. Föreningar i Malmö kan läsa mer på Räddningstjänsten Syds hemsida.
Om föreningen väljer att anordna ett arrangemang utomhus på en allmän plats, måste föreningen kontakta kommunen och polisen. Allmän platsmark är den mark som tillhör alla: såsom torg, gator och parker. Markupplåtelse handlar om att ta mark i anspråk för annat syfte än det som marken är upplåten till.
För markupplåtelse krävs i allmänhet Polismyndighetens tillstånd. Polisen kan inte lämna tillstånd innan markens ägare eller förvaltare har gett sitt tillstånd. Tillstånd för att använda offentlig plats söks lättast på en blankett som finns hos Polismyndigheten. Ansökan ska lämnas eller sändas till Polismyndigheten och den ska vara underskriven av den ansvarige anordnaren. Polisen tar ut en ansökningsavgift och pengarna betalas inte tillbaka om föreningen får avslag på sin ansökan. Dessutom tillkommer en markupplåtelseavgift eller hyra. Polisen sänder ansökan på remiss till den förvaltning som ansvarar för dessa frågor. Det är bra om föreningen funderar och skriver ner sina lösningar på följande frågor:
- utformning i de fall upplåtelsen skall vara under en längre tid
- krav på bygglov eller andra myndigheters krav
- teknisk försörjning, t.ex. el
- tider
- avgifter
- renhållning
- återställning av platsen
För föreningar i Malmö läs mer på Malmö stads hemsida.