Ett arkiv hos en förening består dels av handlingar som upprättats hos föreningen, dels handlingar som inkommit till föreningen.
Man arkiverar av olika anledningar, t ex för att det är praktiskt och ekonomiskt eller av juridiska skäl.
För att få ordning i arkivet bör man utse en arkivansvarig. Detta kan man göra redan när föreningen bildas. Den ansvariges huvuduppgift blir att hålla arkivhandlingarna ordnade och samlade, men också skydda dem mot brand, fukt och andra angrepp.
Vad ska man bevara och vad ska man kasta? Man ska bevara det material som är unikt för föreningen och det kan vara en hel del! T ex:
· Protokoll
· Utgående handlingar (sådant som man skickat ut)
· Register och liggare (t ex medlemsregister)
· Inkomna handlingar (brev som skickats in)
· Ämnesordnade handlingar (kursverksamhet eller konferenser)
· Räkenskaper (huvud- och kassaböcker eller bokslutshandlingar)
· Statistik (t ex mötesstatistik)
· Kartor och ritningar
· Fotografier
· Tryck (t ex egenproducerad affisch)
· Ljudupptagningar (från möten, arrangemang eller intervjuer)
· Föremål (fanor, märken eller knappar)
Det som kan kastas är sådant som är av ringa betydelse för föreningen eller som inte behöver sparas av juridiska skäl. Här ingår sådant som cirkulär, verifikationer äldre än 7 år, fraktsedlar, kontoutdrag äldre än 5 år, övertaliga kopior eller deklarationer äldre än 6 år. Tänk på att plast och gem måste plockas bort för att inte skada handlingarna.
När man arkiverar kan det vara bra att ha ett fliksystem från A till Ö som följer det allmänna arkivschemat, dvs A=Protokoll, B=Utgående handlingar, C=Diarier osv. I en liten förening räcker det med en eller två pärmar, medan en större kräver en pärm för varje bokstavsserie.
Tänk på att föreningslivets arkiv är en del av vårt gemensamma kulturarv och bör bevaras för forskningens behov!
(Texten är hämtad från Skånes Arkivförbunds kurs ”Ordning och reda i föreningens dokument” författad av Ingrid Andersson, arkivarie på Skånes Arkivförbund).