Det kostar inte bara föreningen att köpa eller hyra en lokal. Det tillkommer utgifter för att kunna använda lokalen. Detta innefattar kostnader för: el, telefon, sophämtning, städning och reparationskostnader osv. Ha detta med i beräkningen när ni diskuterar att köpa eller hyra en föreningslokal. Att äga en fastighet är ett större åtagande än att hyra en lokal. Reparationer av fastigheten är någonting som föreningen måste göra vid behov för att den ska kunna användas på ändamålsenligt sätt och inte tappa i värde.
Löpande kostnader kan föreningen självklart reglera och hålla på en rimlig nivå genom att vara sparsam. När det gäller elförbrukning bör bland annat alla elektroniska apparater såsom dator, skrivare och kopiator, stängas av när de inte används. Det räcker inte med att de står i viloläge. Det finns också möjlighet att välja energisnåla produkter vid köp. Att använda sig av lågenergilampor är en liten åtgärd som kan göra en stor skillnad både för elräkningen och för miljön. Vissa anläggningar har möjlighet att använda sig av energi från solen genom att sätta upp solfångare på taket. Vissa idrottsföreningar väljer att installera tvättmaskiner i föreningslokalen där matchkläder kan tvättas. Detta kan innebära en stor kostnad för föreningen och dess för- och nackdelar bör därför diskuteras.
Avfallshämtning är en kostnad som varierar beroende på vilken verksamhet och avfall som föreningen har. Avgifter och rutiner för detta skiljer sig också från kommun till kommun. Som fastighetsägare måste du ha ett abonnemang för hämtning av avfall. Saker som föreningen kan förändra i abonnemanget är hur ofta kärlet ska tömmas och hur stort det ska vara. För regler och avgifter i er stad, gå in på kommunens hemsida. För föreningar med verksamhet i Malmö se Malmö stads hemsida.
För att postgången till föreningen ska fungera på ett bra sätt, finns det olika alternativ att välja mellan. Många, främst mindre föreningar utan egen lokal, väljer att ta emot sin post via en styrelseledamot. Tänk på att posten inte ska adresseras till styrelseledamoten utan till föreningen. Ett exempel på en sådan adress kan vara:
”Föreningen X
c/o Sekreterare M. Johansson
Vägen 1
200 00 Malmö”
Många föreningar väljer att hyra en postbox. En postbox innebär en tjänst och en egen adress för föreningen. Föreningen väljer själv när man vill hämta posten, genom att ha en nyckel till boxen. Många tycker att detta är en bra tjänst då man inte behöver byta föreningens postadress när styrelseledamöter slutar eller föreningen flyttar till ny lokal. Det finns olika företag som erbjuder denna tjänst, däribland PostNord.