För att kunna förvalta medlemmarnas beslut och leda föreningen krävs det att styrelsen regelbundet träffas. Det kan vara rimligt att ha ett styrelsemöte en gång per månad. Ordförande som oftast är sammankallande skickar en kallelse, dagordning för mötet samt handlingar till de ärenden som ska behandlas. Detta skickas till samtliga ledamöter i god tid före mötet så alla har möjlighet att förbereda sig.
Dagordning
Dagordning används för att strukturera ett möte. Det är traditionellt sett ordförande som sätter dagordningen och beslutar vilka punkter som kommer att tas upp och i vilken ordning. Traditionellt sett så brukar en dagordning se ut på följande sätt:
- Mötets öppnande: Ordförande hälsar alla välkomna till mötet och förklarar det öppnat.
- Närvarande: Sekreteraren noterar de som är närvarande på mötet.
- Val av justerare: Ordförande frågar mötet vem som ska justera protokollet. Det är lämpligt att t.ex. sekreteraren har ett förslag.
- Godkännande av dagordning: Ordförande frågar om mötet kan godkänna dagordningen eller om det är någonting som ska tilläggas eller tas bort.
- Senaste mötesprotokoll: Ordförande går igenom senaste mötets protokoll och tar reda på om de punkter och uppdrag som styrelsen beslutade om är genomförda eller åtgärdade.
- Mötesfrågor: Aktuella frågor diskuteras under lämpliga rubriker eller punkter. Det är under dessa punkter som själva innehållet, diskussion och beslut kring aktuella frågor, uppmärksammas på mötet.
- Övriga frågor: Om det har tillförts frågor under mötets gång diskuteras de under denna punkt.
- Mötets avslutande: Ordförande bör påminna om tid och plats för nästkommande styrelsemöte. Sedan tackar ordförande för visat intresse och förklarar mötet avslutat.
För att skapa ökad möjlighet för fler att känna sig delaktiga och få inflytande över mötet läs under rubriken Inkluderande möten.
Protokoll
Syftet med att skriva protokoll är att underlätta för föreningens medlemmar att se vad som har beslutats och diskuterats av styrelsen. Självklart underlättar det också för styrelsens arbete eftersom protokoll tydliggör vilka beslut som har fattats och hur ansvar har fördelats.
Traditionellt är det sekreterarens uppgift att föra protokoll. Läs mer under Sekreterare