Sponsring brukar beskrivas som en affärsmässig metod för kommunikation, marknadsföring och försäljning. Sponsring får inte förväxlas med gåvor. Det som kännetecknar sponsring är att två parter ingår ett samarbete som båda ska tjäna på. Det är viktigt att föreningen är införstådd med detta innan man börjar söka efter samarbeten med företag eller andra organisationer. Precis som övrig verksamhet så bör det finnas ett av styrelsen beslutat tillvägagångssätt som föreningen arbetar efter. Det är vanligt att en grupp eller en person är utsedd att ansvara för och arbeta med denna process.
Det som föreningen bör starta med, innan man kontaktar tänkbara samarbetspartners, är att fundera över sin egen organisation. Vad kännetecknar föreningen? Vilken verksamhet bedrivs i föreningen och finns det vissa värden som föreningen förknippas med? Hur många medlemmar är med i föreningen och från vilket upptagningsområde kommer föreningens medlemmar? Ta god tid på er att diskutera föreningens profil vilket underlättar en presentation av föreningen till nya samarbeten och sponsorer. I denna profil bör det också framgå vilka förutsättningar som föreningen har när det gäller att erbjuda företag exponering, representationsmöjligheter och upplevelser. Vad kan föreningen erbjuda i ett samarbete? Föreningen har kanske aktiviteter som kan vara lockande för företag att erbjuda sin personal? Föreningen kanske anordnar utbildningar eller seminarier som kan var av intresse för olika företag? Arrangerar föreningen evenemang som erbjuder exponering eller verksamheter som får uppmärksamhet i media eller genom andra kanaler? .
Innan föreningen kontaktar tänkbara sponsorer bör man också fundera kring vilken typ av företag eller organisation som skulle vara passande för föreningen. Man bör fundera över vilka målgrupper som företaget och föreningen har, och huruvida de matchar. Vidare så kan det vara lämpligt att ta en etisk diskussion i föreningen om det finns vissa värden, tjänster eller produkter som föreningen inte vill bli sammankopplad med.
Anledningar till varför företag vill ingå sponsorsavtal med föreningar är många. Bland annat handlar det om att synas, så kallad exponering. Föreningens hemsida eller trycksaker som föreningen sammanställer, ger möjligheter att synas. Föreningsarrangemang ger sponsorerna möjlighet att exponera sig på olika sätt. Många företag väljer att samarbeta med föreningar med syfte att erbjuda sin personal motionsmöjligheter och aktiviteter. Andra företag väljer att sponsra ideella föreningar med syfte att köpa så kallad goodwill. Möjligheterna till representation i samband med aktiviteter och arrangemang kan också locka många företag att starta samarbete med ideella föreningar. I vissa fall väljer företag att sponsra föreningar av personliga skäl, kanske finns det en geografisk eller verksamhetsmässig koppling mellan föreningen och företaget.
När föreningen är klar med att sammanställningen av sin profil bör man välja ut ett antal företag som man tror skulle vara intresserade. Ett lämpligt tillvägagångssätt för att komma i kontakt med företaget är att skriva ett brev där föreningen presenteras genom den profil som man har utformat. Det ska i detta brev framgå vad föreningen har att erbjuda företaget i form av exponering, representationsmöjligheter och aktiviteter. Det är lämpligt att föreningen har satt en prislapp på de tjänster som föreningen erbjuder. Hur mycket kostar en annons på en halvsida i föreningens medlemsblad? Brevet bör efterföljas av kontakt via telefon som förhoppningsvis leder till ett möte. På mötet ska föreningen än en gång presentera verksamheten och vad ni kan erbjuda företaget. Glöm inte att det handlar om ett affärsmässigt avtal som ska skrivas – inte gåvor som ska skänkas! .
Om företaget är intresserat av att sponsra föreningen bör ett avtal skrivas där det framgår vad företaget respektive föreningen har beslutat att bidra med i samarbetet. Håll sedan detta löfte till företaget och glöm inte att på olika sätt uppmuntra och underhålla den relation som föreningen har skapat med företaget.
Lästips:
Grönkvist, Uno, 1999. Framgångsrik sponsring. Farsta: SISU idrottsböcker.
Lindblad, Jan och Lundén, Björn, 2006. Ideella föreningar – skatt, ekonomi och juridik. Sjätte upplagan. Björn Lundén Information AB.