Att vara kassör i en ideell förening innebär många gånger en ganska stor arbetsbelastning. Den som blir förtroendevald till detta uppdrag bör ha ett stort intresse och engagemang i föreningen. Kassören bör även ha erfarenhet av eller kunskap om förhållandet mellan ekonomi och verksamhet i föreningslivet.
Kassören har hand om de övergripande ekonomiska uppgifterna. Man kan säga att kassören förvaltar föreningens ekonomiska tillgångar. Kassören är ansvarig att kontinuerligt informera om den ekonomiska situationen i föreningen. Beroende på föreningens storlek och dess ekonomiska omsättning, kan man välja att anställa en eller flera personer som sköter det löpande ekonomiska arbetet som bokföring, registrering av medlemsavgifter och betalning av fakturor. Kassören får i dessa fall en mer ledande funktion och även granskande av att de anställda behandlar föreningens ekonomi på det sätt som styrelsen beslutat om. I de flesta mindre föreningar har dock kassören ansvar för att skriva förslag till budget, bokföra och göra bokslut.
Kassören är ofta tillsammans med ordförande firmatecknare för föreningen. Kassören är också ofta ansvarig för att söka bidrag, från kommunen men även andra organisationer och myndigheter. Läs mer under Pengar.
Kassören är vanligtvis ansvarig för att deklarera, lämna inkomstuppgifter till Skatteverket och betala arbetsgivaravgifter. Läs mer under Ideell och anställd.
Bankgiro eller plusgiro
Den som är firmatecknare i den ideella föreningen ska se till att det tecknas ett bank- eller plusgiro. Bankgiro och plusgiro används för att göra ekonomiska transaktioner till och från föreningen. För att teckna ett giro krävs ett protokollsutdrag från ett styrelsemöte som verifierar detta beslut. Läs mer under rubriken Konstituerande möte.
Om föreningen har fler firmatecknare ska det framgå om personerna kan göra transaktioner var för sig eller om föreningen har beslutat att de måste göra det tillsammans. För att öppna ett plusgiro gå in Plusgirots hemsida och för ett bankgiro, gå till en bank så hjälper de er.
Bokföring
Bokföring kan förklaras som systematisk dokumentering av ekonomiska händelser. Bokföringen ska ge en klar bild av och återge hur föreningens pengar har använts och från vem eller vilka föreningen har fått pengar. Samtliga ekonomiska händelser i föreningen ska dokumenteras. De uppgifter som visar dessa ekonomiska händelser/affärshändelser: kvitton, utbetalningsbesked, inbetalningsavier osv., kallas verifikationer. Alla verifikationer ska sparas. De ligger till grund för bokföringen då de tydliggör och styrker de siffror som finns i bokföringen. Det är viktigt att kassören har ett system för att spara verifikationerna. De bör vara numrerade och sparas i kronologisk ordning så det är lätt för den som önskar att ta del av dessa att göra det.
En verifikation ska innehålla:
- Datum när den sammanställdes
- Datum som avser den ekonomiska händelsen (t.ex. datum för köpet)
- Kort beskrivning av köpet eller den ekonomiska händelsen
- Beloppet med en specificering av momsen
- Motparten, affären eller företaget som har sålt eller köpt varan/tjänsten
Ibland får man inte alla dessa uppgifter vid ett köp. Då kan man skriva en egen verifikation och ta med uppgifterna ovan.
De flesta ideella föreningar behöver inte följa Bokföringslagen. Men eftersom medlemmarna ska kunna ha insyn i hur styrelsen sköter föreningens ekonomi och ska kunna utkräva ansvar, måste kassören sköta ekonomin på ett organiserat och riktigt sätt. Läs mer om bokföringsregler som gäller för ideella föreningar på Skatteverkets hemsida.
Bokföringsnämndens broschyr om regler för ideella föreningar, pdf: Bokforingsskyldig-ideell
Många föreningar använder en dagbok eller kassabok för att göra den ekonomiska dokumentationen. Dagböcker och kassaböcker för ideella föreningar kan köpas i en vanlig bokhandel. Andra föreningar väljer att använda sig av bokföringsprogram på datorn. Det finns flera företag som säljer program som är anpassade för ideella föreningar. En del av dessa program ger också möjlighet att kombinera medlemsregistret till den ekonomiska dokumentationen.
Se bland annat:
Visma Förening
SpeedLedger
Fortnox
Budget
Det är kassörens ansvar att ge ett förslag till budget. Denna budget ska sedan medlemmarna besluta om på årsmötet. En budget är en prognos över planerade ekonomiska händelser. Det innebär hur kassören föreslår att föreningen ska använda sina pengar och hur man planerar att få pengar till föreningen. Budgeten är en central handling eftersom den talar om för styrelsen hur medlemmarna vill använda föreningens pengar. Detta blir ett ledande verktyg för styrelsen under verksamhetsåret. Styrelsen får också en större kontroll över hur man ska göra inköp, anställa personal, fördela de ekonomiska resurserna med mera.
Resultat-, balansräkningar och bokslut
En resultaträkning är en sammanställning av föreningens intäkter och kostnader. En resultaträkning ger en bild över ekonomiska händelser i föreningen över en tid. För varje räkenskapsår sammanställs en resultaträkning som kan jämföras med budgeten för samma år eller resultaträkningar från föregående år. En balansräkning är en förteckning av de tillgångar och skulder som föreningen har vid en bestämd tidpunkt. Det är vanligt att kassören med jämna mellanrum presenterar föreningens ekonomiska händelser, på t.ex. styrelsemöten.
Ett bokslut innebär att man avslutar den ekonomiska boken för ett räkenskapsår. Ett räkenskapsår följer oftast kalenderåret (dvs.1 jan – 31 dec.) och verksamhetsåret för föreningen. I ett bokslut sammanfattas den ekonomiska delen av föreningens arbete. Att göra ett bokslut innebär att man sammanställer alla ekonomiska händelser och transaktioner i en resultat- och balansräkning.
Lära sig mer…
Bokföringsnämnden har tagit fram en handbok i grundläggande bokföring som kallas ”Att föra bok”. Handboken är främst riktad till näringsidkare, men kan ända vara givande och lärorik för kassörer i ideella föreningar. Den kan laddas hem gratis här: Att föra bok.
Många av studieförbunden ger kurser i bokföring och ekonomiskt arbete och ansvar i föreningslivet. Läs mer om studieförbunden på deras respektive hemsidor:
Nykterhetsrörelsernas Bildningsförbund
Studieförbundet Medborgarskolan
Medlemsregister
Ofta är det kassören som är ansvarig för att uppdatera medlemsregistret utifrån vilka medlemmar som har betalt sin medlemsavgift till föreningen. Som vi skriver under rubriken Verka i ideell förening är det viktigt att medlemsregistret kontinuerligt uppdateras. Medlemsregistret är en central värdehandling i föreningen och det är därför viktigt att kassören inte glömmer att lämna den vidare om hon eller han avslutar sitt uppdrag.
Arkivering
Kassören måste spara de ekonomiska handlingarna på ett organiserat sätt, så medlemmar och andra har möjlighet att ta del av det. All räkenskapsinformation ska bevaras under minst sju år efter räkenskapsårets slut. Räkenskapsinformation är handlingar som är av betydelse för att man ska kunna förstå bokföringen. Exempel på detta är:
- verifikationer, dvs. kvitton, fakturor m.m.
- kontoplaner
- instruktioner om redovisningsprinciper
- bokföring (grundbok, huvudbok)
- inventeringslistor, lagerspecifikationer och andra bilagor till årsboken
Lästips
Ideella föreningar- regler, föreningsstyrning, redovisning, revision och skatter, 4e reviderade upplagan 2017, Studentlitteratur/PwC
Bokföringsnämnden Att föra bok.
Holmström, Nancy, 2013. Redovisa Rätt. Sanoma Utbildning.
Lundén, Björn, 2007. Redovisning i ideella föreningar. Björn Lundén Information AB.
Lindblad, Jan och Lunden, Björn, 2007. Ideella föreningar – skatt, ekonomi och juridik. Björn Lundén Information AB.
Lundén, Björn och Smitterberg, Ann-Britt, 2007. Bokföring: praktisk handbok med konteringsexempel. Björn Lundén Information AB.
Thunberg, Björn, 2006. Den ideella föreningen: juridik och ekonomi. Studentlitteratur AB.