Det är styrelsen som har ansvar att kalla till årsmöte. Hur detta ska gå till regleras i stadgarna. Det är också styrelsen som har ansvar att planera och samordna ett årsmöte. Medlemmarna ska känna till hur de kan skriva motioner till årsmötet. En motion är ett förslag om en förändring som en eller flera medlemmar vill att årsmötet ska rösta om. Styrelsen ska sedan läsa och kommentera de motioner som har inkommit. Styrelsen bör också skriva ett förslag till beslut i de frågor som motionerna berör. Dessa kommentarer och förslag, tillsammans med dagordningen, bör skickas ut till medlemmarna i god tid före årsmötet.
Styrelsen har också möjlighet att komma med förslag på frågor som ska upp till beslut av årsmötet. De kallas propositioner. Även propositionerna ska skickas ut till medlemmarna i god tid före mötet så alla har möjlighet att sätta sig in i de olika frågorna.
Styrelsen är också ansvarig för att se till att de som är röstberättigade får sitt röstkort. Ett röstkort är ett bevis på att personen är medlem och har rösträtt på årsmötet.
Mötesordförande
Eftersom årsmötet ska diskutera och ta ställning till huruvida styrelsen har utfört sitt arbete på ett bra sätt, bör ingen i föreningens styrelse vara mötesordförande på årsmötet. Det krävs en viss kunskap för att leda ett årsmöte. Därför bör styrelsen tänka på att den som föreslås vara mötesordförande på årsmötet har en viss kunskap och erfarenhet av mötesformalia och känner till föreningens regelverk. Mötesordförandes uppgift är att leda mötet genom den dagordning som fastställs av årsmötet. Mötesordförande ska se till att alla som önskar kommer till tals och att alla deltagare kan följa och förstå de diskussioner som förs och beslut som fattas.
Beslutsordning
När det kommer till den del av mötet då deltagarna ska ta beslut om motioner och propositioner så bör mötesordförande vara uppmärksam på om det tillkommer motförslag till de förslag som ligger. Grundförslaget brukar kallas huvudförslag. Till detta kan det komma ett motförslag som då ställs mot grundförslaget. Det kan också vara så att någon föreslår ett ändringsförslag som innebär att en del av grundförslaget ändras. Eller ett tilläggsförslag där grundförslaget är fast men man önskar ett tillägg till detta. Om det blir så att det finns många olika förslag av olika karaktärer är det mötesordförandens uppgift att se till att årsmötet röstar om dessa i rätt ordning. Om olika förslag står mot varandra måste mötesordförande se till att årsmötet röstar om dessa i en ordning som ger alla förslag samma chans. Det kan vara så att årsmötet måste rösta om samma fråga flera gånger. Några grundläggande principer som kan vara vägledande är:
- Viktiga beslut bör tas upp först.
- Beslut som har bäring mot varandra bör tas samtidigt.
- Om det finns förslag som inte kan genomföras om ett annat förslag genomförs (eller om det blir märkligt eller onödigt om båda genomförs) bör mötet först avgöra vilket av de två förslagen som är bäst. Sedan beslutar årsmötet om man vill genomföra det ”bästa” av förslagen.
Diskussion och debatt
I denna del av årsmötet, när man ska rösta om olika frågor är det viktigt att de som har skrivit motioner, propositioner eller förslag till tillägg eller ändring av dessa, får möjlighet att förklara sin ståndpunkt i frågan. Dagordningen bör därför ge utrymme för diskussion eller debatter i frågorna. Även övriga mötesdeltagare ska få möjlighet att vara med i diskussionerna. När mötesdeltagare diskuterar och förklarar sin ståndpunkt i en fråga är det vanligt att man avslutar med att tydliggöra om man yrkar bifall eller yrkar avslag på det förslag som ligger. Att yrka bifall betyder att man tänker rösta för det förslag som ligger och man uppmanar andra att göra detsamma. Att yrka avslag innebär att man tänker rösta för att förslaget inte genomförs och man uppmanar andra att göra detsamma.
Om det uppstår oklarheter eller om det uppkommer en situation som kräver att deltagarna vill fundera lite på de olika förslagen, så kan mötet ajourneras. Med detta menas att man tar en paus. Under pausen kan man diskutera eller ha överläggning i mindre grupper. När mötet startas igen måste mötesordförande förklara mötet åter öppet.
Det är mötesordförande som ska föra en talarlista över dem som önskar tala. Ibland kan det vara lämpligt att ha tidsgränser för samtliga talare. Då ska mötesordförande se till att talarna håller sig till de tidsgränser som finns. Mötesordförande ska också se till att talarna håller sig till ämnet och för en saklig diskussion. Tänk på att en del personer upplever det som obehagligt att stå inför en stor grupp och tala. Försök att hitta lämpliga metoder och skapa ett mötesklimat där alla som önskar tala får möjlighet till det. Läs mer under Inkluderande möten.
Mötesbegrepp
Det finns många olika mötesbegrepp som används för att strukturera möten. Begreppen har olika funktioner för att organisera en diskussion eller för att tydliggöra ett inlägg. När man har erfarenhet och kunskap om dessa begrepp så fungerar de som ett gott verktyg för att förstå och göra sig förstådd. Men om man är nybörjare upplevs de ofta som onödigt komplicerade och uteslutande.
Att gå till beslut
Att gå till beslut innebär att diskussionen och debatten är över och det dags att rösta. Mötesordförande frågar årsmötet om man är redo att gå till beslut. Sedan klargör ordförande hur det kommer att gå till och vilken propositionsordning som kommer gälla. Det vanligaste sättet att rösta är att använda sig av så kallad acklamation. Med detta menas att ordförande frågar: ”ni som yrkar bifall för motionen/propositionen/förslaget röstar nu”. De som tycker att förslaget är bra och vill stödja det säger då ja. Sedan frågar ordförande: ”ni som yrkar avslag för motionen/propositionen/förslaget röstar nu”. De som tycker att förslaget är dåligt och inte stödjer det säger då ja. Sedan avgör mötesordförande vilket förslag som fick de starkaste jaropen. Ordförande säger att: ”jag finner att… fick flest röster”. Sedan är det lämpligt att ordförande väntar någon sekund innan han eller hon förklarar: ”att årsmötet har beslutat att…” och bankar med klubban i bordet. Under dessa sekunder har den som så önskar möjlighet att ropa ”votering”. Detta innebär att man inte är överens med mötesordförandens uppfattning om vilket förslag som fick flest röster och man begär en omröstning. Ordförande bör då säga att: ”votering är begärd och votering kommer att genomföras”. Då ska alla som är röstberättigade på mötet istället för att ropa ja hålla upp ett röstkort i luften. Samma procedur som tidigare genomförs och rösträknarna räknar nu vilket förslag som får flest röster. I vissa känsliga frågor kan mötesdeltagarna begära sluten votering. Vid sluten votering lämnas rösterna till exempel på hopvikta lappar så att det inte framgår hur var och en röstar. Sedan förklarar mötesordförande vad årsmötet beslutat och klubbar i bordet.