Först och främst måste föreningen komma fram till vad man ska arrangera och när det ska äga rum. Vad är syftet med arrangemanget? Vem är målgruppen? Diskutera för- och nackdelar med olika typer av lokaler och platser, vilka ekonomiska möjligheter ni som föreningen har och hur många personer som kan vara intresserade av att hjälpa till vid ett sådant arrangemang. Sammanfattningsvis måste ni komma fram till vilka möjligheter ni har och hur det påverkar arrangemangets storlek och slag.
Att arrangera innebär ofta att idéstadiet inte riktigt tar slut. Nya och oväntade frågor tenderar att dyka upp under resans gång. När föreningen har beslutat vilket typ av arrangemang, för vem, när det ska arrangeras och hur ansvaret fördelas kan man gå vidare till mer praktiska frågor.