Årsmötet är ett möte för alla medlemmar i föreningen. I de flesta föreningar har varje medlem en röst på årsmötet. Vissa större organisationer använder sig av ombudssystem. Då kan föreningen liknas vid en representativ demokrati. I dessa fall ska dock alla medlemmar ha möjlighet att göra sin röst hörd till ombudet som ska representera dem.
Årsmötet är föreningens högst beslutande organ. Årsmötet beslutar om vilka personer som får förtroendeuppdrag i styrelsen, valberedningen och som revisorer. Styrelsen ska företräda medlemmarna mellan årsmötena. De förvaltar och genomför de beslut som medlemmarna har tagit. Medlemmarna ska på årsmötet ta ställning till huruvida styrelsen från föregående verksamhetsår har gjort ett bra jobb och om de beviljas ansvarsfrihet eller inte. Läs mer under Förtroendevalda.
Hur ett årsmöte ska gå till ska regleras i stadgarna. Stadgarna ska ange hur kallelsen till årsmötet ska skickas ut och när. Vidare ska det i stadgarna beskrivas hur medlemmarna väljer en styrelse, valberedning och revisorer. Det är viktigt att styrelsen och andra representanter för föreningen informerar och kommunicerar med medlemmarna om deras rättigheter och skyldigheter inför ett årsmöte. Medlemmarna ska känna till hur de kan lyfta olika förslag till beslut, så kallade motioner. Vanligtvis måste medlemmarna skicka in sina motioner en viss tid innan årsmötet. Styrelsen ska sedan kommentera och ge förslag till beslut. Motionerna, kommentarerna och förslagen till beslut ska sedan skickas ut till årsmötesdeltagarna i god tid före årsmötet. På årsmötet röstar sedan medlemmarna om motionerna. Läs mer i pdf Dags för årsmöte
För att skapa möjligheter för att alla medlemmar i föreningen ska känna sig delaktiga i beslutsprocessen kan man fundera över mötets utformning och formalia. Frågor som kan diskuteras är: hur förs debatten, vem kommer till tals och vilket samtalsklimat råder på årsmötet. För många kan det kännas mycket obehagligt att stå i plenum och argumentera för ett förslag. För inspiration till andra mötesformer läs under Inkluderande möten.