Ett traditionellt möte kan förklaras som ett möte där ordförande leder mötet genom den dagordningen som ordförande har satt. De deltagare som önskar säga någonting begär ordet när det är fritt att göra så. Fördelarna med så kallade traditionella möten är att det finns en förutsägbarhet och ett klart regelverk hur mötet går till. Detta kan leda till en ökad effektivitet och klarhet i vad som diskuteras och vilka beslut som fattas. Det kan vara tidsbesparande att använda sig av traditionella möten eftersom de oftast är mycket strukturerade.
Ibland tenderar dock traditionella möten att stödja de personer som har lång erfarenhet och är väl bevandrade med mötesbegrepp och liknande. Samtidigt kan traditionella möten leda till att personer med mindre erfarenhet inte känner sig delaktiga. Eftersom traditionella möten kan uppfattas som hierarkiska och ibland uteslutande, har det utformats olika tekniker och mötesformer för att bemöta dessa problem. Vi presenterar några av dessa nedan.
Rotera
Att rotera med uppgiften att vara mötesordförande är en metod för att samtliga deltagare ska känna sig mer delaktiga över mötet. Att sätta en dagordning, fördela ordet och leda ett möte innebär oftast att man har ganska stort inflytande över mötet.
Runda
En runda kan jämföras med att släppa ordet fritt, det vill säga att det är öppet för alla deltagare att ställa frågor eller förklara sin åsikt. Syftet med rundan är att underlätta för alla att komma till tals. De flesta har nog varit på ett möte där ett fåtal personer diskuterar mötet igenom, medan en del alltid sitter tysta. En runda innebär att man går ett varv kring bordet och samtliga deltagare får möjlighet att uttrycka sin åsikt eller perspektiv över en fråga. Det är viktigt att ingen avbryter den som talar, för då förlorar rundan sin funktion. Man behöver inte prata om man inte vill utan skickar då bara ordet vidare. Denna metod underlättar ofta att alla känner sig sedda och delaktiga samt att fler perspektiv läggs till debatten.
Öppen dagordning:
Att samma person, oftast mötesordförande, får möjlighet att sätta dagordningen kan betraktas som att en person får för stort inflytande över mötet. Därför är det många föreningar och andra sammanslutningar som använder sig av mer öppna dagordningar. Ett förslag är att öppna mötet genom att alla deltagare får ange de frågor som de vill behandla på ett möte. Alla förslag skrivs upp på en tavla eller papper och sedan beslutar gruppen tillsammans i vilken ordning som frågorna ska diskuteras. Detta bryter dock mot principen att alla deltagare ska få ta del av dagordningen i god tid före mötet, för att kunna förbereda sig. Andra förslag för att deltagarna ska få större inflytande över dagordningen är att de som önskar ha med en punkt på dagordningen meddelar den sammankallande detta i god tid och berättar även om man önskar ha frågan högt upp eller långt ned på dagordningen. Efter att alla har inkommit med sina punkter skickas dagordningen ut.
Mötesunderlättare
Underlättarens roll är att se till att spelreglerna för mötet följs, att alla få komma till tals och att det inte är en person som tar all plats och tid och får stort inflytande över diskussion och beslut. Man kan jämföra underlättarens roll med mötesordföranden, men underlättarens roll har mer fokus på hur mötet fortskrider än vad som diskuteras på mötet.
Bikupa
Bikupa som metod används främst för att diskutera olika förslag. Istället för att en hel grupp ska diskutera någonting, bryter man ner gruppen till mindre grupper – ofta två och två. När diskussionen är klar i de mindre grupperna, redovisas dessa till hela gruppen. Detta leder ofta till ökad känsla av delaktighet och att fler perspektiv på en fråga eller ett förslag kommer upp.
Open Space
Tanken bakom Open Space är att göra mötet mindre formellt och mer kreativt genom samtal. Metoden bygger på fyra principer:
- frivilligt deltagande och möjligheten att lämna mötet när som helst
- deltagarna talar om det de anser vara angeläget
- det som händer är menat att hända, ett samtal får ta den tid det behöver
- det som sker, sker när det vill ske och mötet är slut när det är slut
Det finns ingen begränsning för hur många som kan delta och alla får möjlighet att komma med förslag på frågor som ska diskuteras. Denna metod används gärna i sammanhang då en grupp ska försöka definiera någonting som är svårdefinierat – som en brainstorming genom samtal. Läs mer om Open Space.
Påverkanstorg
Metoden Påverkanstorg kommer ursprungligen från Svenska Scoutförbundet. Idag är det många organisationer som har testat och utvecklat idén. Syftet är att fördjupa och bredda diskussionerna på ett möte och att därmed öka delaktigheten hos deltagarna. Genom att fler människor är med i diskussionerna innan beslut fattas, kommer förhoppningsvis fler idéer fram och testas. Idéer som på ett traditionellt möte annars kanske hade förblivit osynliga. På större möten där olika förslag ska diskuteras, skapas stationer för varje förslag. På varje station ska det finnas en person som ser till att spelreglerna följs och att alla får ta del av diskussionen och lämna förslag. Hur lång tid ett påverkanstorg bör hålla på, beror på hur många förslag som finns och hur många deltagare som närvarar. När stationerna stängs ska den ansvarige samla ihop förslag som sedan ska kunna fungera som beslutsunderlag i plenum.
SWOT-analys
En SWOT-analys (Strenght, Weaknesses, Opportunities, Threats) är en metod som kan användas för att diskutera olika alternativ eller bearbeta olika förslag. Man delar in tavlan eller pappret i fyra rutor: en för styrkor, en för svagheter, en för möjligheter och en för hot. Rutorna symboliserar ett visst förslag (t.ex. en verksamhet, ett projekt, en policy) och ska fyllas med exempel på styrkor, svagheter, möjligheter och hot. Man kan välja att tillsammans fylla rutorna på tavlan eller ett stort papper, eller så kan alla deltagare fylla i egna rutor som sedan sammanfattas på ett gemensamt papper.