En projektbeskrivning ska klargöra syftet med projektet och hur föreningen ska gå tillväga. Det finns vissa centrala områden som bör vara med i en projektbeskrivning:
Sammanfattning
Inledningsvis är det lämpligt att ha en sammanfattning av projektet. På några rader sammanfattas syftet, målen, metoden och målgruppen för projektet. Tanken med en inledande sammanfattning är att t.ex. en möjlig finansiär eller samarbetspartner ska få en överblick av vad projektet handlar om. En bra inledande sammanfattning skapar intresse hos läsaren.
Bakgrund och syfte
Vilket syfte ligger bakom projektet? Under syftet ska föreningen klargöra varför man väljer att starta projektet. Hur väcktes idén och varför?
Mål
Vad är det föreningen vill uppnå? Det som kan sägas skiljer mål från syfte, är att målen bör vara mätbara. Vad är det som ska vara uppfyllt när projektet är slut?
Metod
Metoden ska klargöra hur föreningen kommer att gå tillväga för att uppnå sina mål med projektet. Det är bra om man är tydlig och förklarar vilka metoder man ska använda sig av. Det är metoden som anger den ”praktiska göra-delen” i projektet.
Målgrupp
Vem är det som är målgrupp för projektet? Kanske är det så att föreningen vill ha fler medlemmar från en viss åldergrupp, eller personer som kommer från en viss geografisk plats. Kanske är det så att projektet syftar till att lyfta en fråga för politiker eller kommunala tjänstemän. Vem är det som ska vara mottagare av projektet?
Tidsplan
Ett projekt genomförs under en viss period. Det är till stora delar denna avgränsade tid som definierar ett projekt. Tidsplanen påverkas självklart av vad det är som ska genomföras. Vissa omfattande projekt som sträcker sig över flera år måste kanske delas in i mindre delar.
Organisation/arbetsgrupp
Vilka är det som ska vara ansvariga för att projektet genomförs. Ofta är ett projekt ett samarbete mellan olika grupper eller organisationer. Vad förväntas de olika grupperna tillföra projektet?
Utvärdering
Hur ska man utvärdera hur projektet löper? En del väljer att anlita någon som står utanför projektet, en så kallad extern utredare. Fördelen med detta är att hon eller han kan på ett mer objektivt sätt beskåda och utvärdera hur väl projektet uppfyller sitt syfte. I ett mindre projekt är det vanligt att utvärderingen sköts internt. Det är viktigt att dokumentera vad som händer under projekttidens gång, vad som fungerar och vad som inte fungerar.
Budget
För att genomföra ett projekt krävs det ett visst ekonomiskt underlag. Vilka planerade inkomster och utgifter har projektet? Dela upp de olika delarna av projektet under olika poster där både inkomster och utgifter anges.